4. Quelles données personnelles traitons-nous?

4.1 Données de contact et données de base générales

Selon l’objectif du traitement des données, le segment de clientèle et les domaines de prestations, nous collectons différents types de données personnelles, dont, dans certaines circonstances, des données sensibles.

Nous traitons pour tous les contacts, interlocuteurs, partenaires contractuels et clients au moins les données personnelles suivantes:

• nom, prénom, adresse e-mail et, le cas échéant, sexe, adresse, numéro de téléphone, titre, date de naissance, nationalité, profession, informations sur l’employeur, titre, numéro AVS;
• correspondance électronique et écrite (courrier).

En outre, en fonction de l’objectif du traitement des données, du segment de clientèle et du domaine de prestations, nous collectons et traitons des données supplémentaires conformément aux descriptions énoncées dans les paragraphes suivants:

4.2 Données relatives à la gestion des mandats

Pour la gestion et l’administration de nos mandats et pour la communication avec notre clientèle, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Pour les entreprises:
  • Forme juridique, capital social et capital libéré, année de fondation de l’entreprise, organe de révision externe, chiffre d’affaires en Suisse et à l’étranger, chiffre d’affaires annuel réalisé par domaine d’activité, n° de registre;
  • Succursales: Lieu de la succursale, raison sociale, adresse, téléphone, Internet, e-mail, langue de correspondance;
  • Informations sur les effectifs: domaines professionnels, nombre de collaborateurs resp. de responsables, pourcentage de postes;
• Informations financières;
• Données d’évaluation des risques:
  • Extraits du registre des poursuites;
  • Direction et contrôle de l’entreprise:
    • Données sur les personnes physiques / associés et membres de la direction impliqués dans l’entreprise: nom, prénom, année de naissance, nationalité, fonction, pourcentage de voix, informations sur l’activité dans l’entreprise;
    • Données sur les sociétés et fondations détenant une participation dans l’entreprise: raison sociale, siège, domaine, degré de participation;
    • Données sur la personne de contact: nom, prénom, date de naissance, e-mail et téléphone;
  • Informations relatives à l’engagement de personnes exerçant une fonction dirigeante auprès d’entreprises tierces et, le cas échéant, nom, prénom, entreprise, secteur d’activité, fonction et taux d’occupation du poste;
  • Données sur les rapports de participations
• Informations liées aux paiements;
• Données relatives aux mandats telles que:
  • statuts, procès-verbaux, contrats,
  • données sur les collaborateurs (salaire, assurance sociale),
  • informations comptables et fiscales,
  • données personnelles sensibles [telles que les données relatives, à la perception de l’aide sociale, aux poursuites ou aux faillites].

Ces données sont principalement traitées dans le cadre de prestations dans notre domaine d’activité [audit, conseil, impôts, traitement des salaires ou comptabilité]. Il s’agit principalement de données relatives à nos clients. Mais elles peuvent également concerner des tiers, comme des collaborateurs, des personnes de contact ou des personnes qui ont une relation (contractuelle) avec nos clients. Nos clients peuvent donc eux aussi se référer à la présente déclaration relative à la protection des données, mais ils doivent de leur côté prendre des mesures pour se conformer à la loi sur la protection des données.

Le traitement des données sert à la gestion et à l’administration des mandats, au contrôle de la solvabilité, à la prévention des conflits d’intérêts et au contrôle de la qualité. Il répond également aux exigences légales et contractuelles.

En règle générale, les données sont communiquées et mises à disposition directement par les clients. Toutefois, selon la nature et l’étendue du mandat, elles peuvent également provenir d’autorités, de tribunaux ou de tiers. Dans certaines circonstances, des données peuvent également être collectées directement auprès de l’employeur des personnes concernées.

4.3 Données pour les mailings et newsletters

Pour l’envoi d’informations sur des manifestations, publications, etc. (à des fins de marketing) ainsi que pour l’envoi de newsletters, nous traitons les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;

Ces données sont nécessaires à la fourniture de la prestation, à la communication ou à la gestion de notre base de clients. Les informations en rapport avec le marketing, les mailings et les newsletters font également l’objet d’une analyse statistique afin d’améliorer en permanence nos prestations de services.  Vous pouvez à tout moment vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing ou vous désabonner de la newsletter.

4.4 Données pour l’organisation et la réalisation de manifestations

Les données personnelles suivantes sont traitées pour l’organisation et la réalisation de manifestations:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations sur l’employeur (telles que raison sociale, adresse, adresse e-mail), les participants et intervenants;

4.5 Données liées à la communication directe

(téléphone, e-mail ou chat, réunions en ligne, visioconférences et/ou webinaires, etc.)

Les réunions en ligne, les visioconférences et/ou les webinaires que nous organisons sont réalisés avec Zoom. Pour la communication directe par téléphone, e-mail, par le biais d’une solution de collaboration ou par chat, nous, et si nécessaire nos prestataires de services correspondants, pouvons traiter les données personnelles suivantes:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Autres données personnelles contenues dans l’e-mail;
• Données relatives à la communication telles que l’adresse IP, l’heure et la durée de la communication;
• Enregistrements de visioconférence, si nécessaire;

Nous traitons ces données personnelles en vue de fournir et d’améliorer nos prestations de services à nos clients et à d’autres tiers intéressés.

4.6 Données relatives au personnel

Les données suivantes sont traitées pour la gestion du personnel:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Données relatives aux assurances sociales / n° AVS;
• Informations sur les enfants;
• Informations sur le poste au sein de notre entreprise, telles que date d’embauche, fonction, salaire, contrat de travail;
• Informations relatives à la candidature telles que lettre de motivation, CV, certificats de travail, diplômes, évaluation des entretiens d’embauche, assessments, références;
• Informations financières et coordonnées bancaires;
• Pour les collaborateurs imposés à la source: confession, permis de séjour, informations sur d’autres activités professionnelles, revenus acquis en compensation et informations sur le partenaire;
• Informations sur l’entretien d’évaluation périodique;
• Enregistrement du temps et des vacances;
• Informations sur les maladies, accidents, congés de maternité ou de paternité, service militaire ou protection civile;
• Extraits de casier judiciaire et/ou du registre des poursuites;

Les dossiers de candidature qui n’aboutissent pas à une embauche sont supprimés / détruits à l’issue de la procédure de candidature, à moins que nous n’ayons obtenu l’autorisation de les conserver.

Les données servent à un traitement correct dans le domaine des ressources humaines, à l’exécution de la relation contractuelle (contrat de travail) et sont principalement fournies par les collaborateurs et collaboratrices.

4.7 Fournisseurs et autres partenaires contractuels

Nous traitons les données personnelles suivantes des partenaires commerciaux qui effectuent des prestations de services ou des livraisons pour nous:

• Données de contact et données de base générales selon le ch. 4.1;
• Informations financières telles que coordonnées bancaires;
• Informations disponibles dans le contrat (telles que données sur les collaborateurs responsables, conseillers, informations sur la prestation fournie, etc.);

Nous traitons ces données en exécution d’un contrat et en application des périodes de conservation légales en vertu du droit commercial et fiscal. Si nos partenaires contractuels ont accès à nos données personnelles dans le cadre de l’exécution de leur mission [p. ex. sociétés informatiques], nous concluons avec eux un contrat de sous-traitance correspondant.

4.8 Exploitation, amélioration et contrôle du site Internet, d’autres canaux électroniques

4.8.1 Fichiers journaux (logfiles) du serveur

Notre site Internet peut être utilisé sans qu’il soit nécessaire de divulguer des données personnelles étendues. Toutefois, le serveur collecte des informations sur l’utilisateur à chaque consultation. Celles-ci sont sauvegardées temporairement dans les fichiers journaux du serveur. Il n’est cependant pas possible d’attribuer ces informations à une personne précise. Les fichiers journaux contiennent les informations suivantes:

• la date, l’heure d’accès et la quantité de données,
• le navigateur utilisé et le système d’exploitation,
• le nom de domaine du fournisseur,
• la page à partir de laquelle vous êtes arrivé sur notre site (Refered-Url),
• la requête de recherche,
• l’adresse IP.

La collecte de ces données est techniquement nécessaire: elles servent à la stabilité et à la sécurité du site Internet et sont utilisées pour analyser l’utilisation du site Internet et l’améliorer. Elles permettent, en outre, un contrôle précis en cas de suspicion d’utilisation illégale de notre site Internet.

4.8.2 Cookies

Notre site Internet utilise des cookies et des technologies similaires. Si les paramètres de votre appareil l’autorisent, nous utilisons des cookies et des outils similaires afin de vous offrir une expérience de navigation optimale sur notre site Internet.

Les cookies sont des fichiers textes qui sont enregistrés sur votre ordinateur et qui permettent d’analyser votre utilisation du site Internet. Ils facilitent la présentation de notre site Internet et vous aident à naviguer sur notre site. Les cookies collectent des données telles que:

• l’adresse IP,
• le site Internet à partir duquel vous nous rendez visite,
• le type d’appareil que vous utilisez,
• la manière dont vous utilisez notre fonction de recherche (ce que l’on appelle Search-Log),

Vous trouverez d’autres informations sur l’utilisation des cookies dans les informations relatives à l’utilisation des outils d’analyse web (chiffres 7.1 à 7.3).

Il est également possible de visiter notre site Internet sans cookies, en paramétrant le navigateur de façon à ce qu’il empêche l’enregistrement des cookies. Cependant, ce paramétrage peut restreindre les possibilités d’utilisation du site Internet. Nous n’utilisons en aucun cas les cookies pour installer des programmes malveillants ou espions sur votre ordinateur.

4.9 Garantie de la sécurité, respect des obligations légales et exercice de prétentions

Nous pouvons traiter les données personnelles susmentionnées afin de garantir la sécurité et de faire valoir vos droits, si cela s’avère nécessaire, et, à cet effet, les transmettre à des tiers tels que des tribunaux ou offices.